契約関係は以前からすべて電子で締結しています。これまではGMOサインを使っていました。月5件までは無料で、私のような一人事務所の規模では十分に足りていたためです。
ところが先日、X（旧Twitter）で「GWS（Google Workspace、Googleが提供する業務用クラウドサービス）を契約していると、Googleの電子署名機能が使える」という投稿を目にしました。当事務所はGWSを契約しています。ちょうど新しい契約案件があったので、試してみることにしました。
やり方を検索したらGMOサインが解説していた
操作手順を知りたくてGoogleで検索したところ、上位に出てきたのがGMOサインの解説記事でした。GMOサインからすればGoogleの電子署名は競合のはずです。それなのに、自社サイトで丁寧に手順を解説している。少し驚きました。GMOグループの余裕なのか、あるいは集客導線として割り切っているのか。理由はわかりません。ただ、検索する側としては手順がすぐに把握できて助かりました。
操作手順は思ったより簡単
実際の手順は次のとおりです。
まず、締結前の契約書のPDFをGoogle Driveに保存します。このとき注意が必要なのは、共有設定をしていないファイルでなければならない点です。自分のドライブで、自分一人だけがアクセスできる状態にしておく必要があります。共有フォルダに入れたファイルでは電子署名機能が起動しません。
次に、そのファイルを右クリックして電子署名機能を選びます。プレビュー画面で署名してもらう位置を枠で囲み、当事者（今回は委任者と私）のメールアドレスを入力して送信します。これだけです。
相手方はGWSの契約者である必要はありません。届いたメールから署名画面に入り、署名を入力する流れになります。
日付欄は設けず、契約書の文言で対応した
今回は委任契約書だったので、末尾の委任者・受任者欄はあらかじめ氏名等を記載しておきました。そのうえで別途、電子署名欄を設けて、その部分を署名用の枠で囲っています。
迷ったのは契約締結日の扱いです。電子署名の場合、双方が署名するタイミングがずれるため、契約書面に日付欄を設けても何を書けばよいか曖昧になります。今回は日付欄を設けず、契約書の本文に「本契約の締結日は、甲乙双方の電子署名が完了した日とする」と一文を入れることで対応しました。一般に、電子契約では署名完了日が客観的な記録として残るため、これで足りると判断しています。
双方が署名を終えるとアクティビティ履歴がロックされ、締結完了となります。誰がいつ署名したかの記録もファイルに紐づいて保管されます。
一人事務所の契約管理として
電子署名は、紙の契約書を郵送して押印して返送してもらう手間と比べると、圧倒的に早く完結します。一人で事務所を回している立場では、こうした事務作業の時間短縮は地味ですが効きます。
GWSをすでに契約している方は、追加費用なしで使える機能なので、一度試してみる価値はあると感じました。
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