先日、税理士登録の同期で集まって飲む機会がありました。その席で、e-Taxのイメージデータの話になりました。何を画像で送れて、何が送れないのか。意外と境目があいまいであったり、送れないものをイメージデータで送ってしまっても税務署からスルー（お目溢し）されている可能性があるという声が出ました。私もうろ覚えの部分があったので、改めて調べ直してみました。
e-Taxには2つのデータの送り方がある
e-Taxで税務署に書類を出すとき、データの種類は大きく2つに分かれます。1つは電子データ、もう1つはイメージデータです。
電子データは、申告書や申請書そのものを、e-Taxで決められた形式（XML形式など）で作るものです。数字や文字を入力欄に打ち込み、構造を持ったデータとして送ります。
イメージデータは、紙の書類を画像として読み取ったものです。具体的にはPDFファイルを指します。
この2つは役割が違います。混同すると、出したつもりが出せていない、ということが起こります。
イメージデータとは何か
イメージデータとは、紙の書類をスキャナで読み取ったり、スマートフォンのカメラで撮影したりして、PDFに変換したものです。e-Taxで送れる形式はPDFだけで、ほかの形式は受け付けてもらえません。
主に使うのは、申告書や申請書に添える「添付書類」です。証明書や契約書の写しは、決められた電子の形式に作り直すことができません。そこで、紙のまま画像にして送る仕組みが用意されています。
たとえば住宅ローン控除では、登記事項証明書、契約書の写し、残高証明書などをPDFで送ることができます。
イメージデータで送れるもの・送れないもの
ここが重要な区別です。イメージデータで送れるのは、原則として「添付書類」です。それも、国税庁が一覧で示したものに限られます。
一方、申告書や申請書・届出書そのものは、原則として電子データで送るものです。これらをPDFにして送ることは、法令上認められていません。
ただし例外があります。一部の申請や届出には、書面をPDFにして送ってよい手続が定められています。これは「イメージデータで送信可能な手続」として一覧化されています。自分が出す手続がどちらに当たるかは、その都度確認する必要があります。
紙のまま郵送する「別送」という方法
イメージデータで送れず、電子データに整えるのも手間がかかる。そうした添付書類には、紙のまま郵送する「別送」という方法があります。
「電子申告及び申請・届出による添付書類送付書」という書類に、別に郵送する書類の名前を記載します。これを申告書のデータと一緒に電子送信します。そのうえで、書類そのものは紙のまま郵送します。
別送できるのは添付書類です。申告書そのものは、e-Taxで申告する以上は電子データで送ります。ここは変わりません。
例として、法人の決算書があります。決算書はイメージデータでは送れません。電子データで送ることはできますが、その形式に整える手間を避けたい事務所では、決算書を別送にしている例も見受けられます。
ただし、資本金などが一定規模を超える法人は、電子申告が義務づけられています。この場合は決算書も電子データで送る必要があり、別送はできません。
送れないものを送ると「無効」になる
問題は、送れないものをイメージデータで送ってしまった場合です。
国税庁は、この場合の提出は無効になると説明しています。受け付けられたように見えても、提出はなかった扱いです。改めて電子データで送り直す必要があります。
そして、ここが一番気をつけたい点です。送り直した日が、書類を受け付けた日になります。当初PDFで送った日ではありません。
私自身、電子データとイメージデータの区別や取り扱いが曖昧なところがあったと思うので、しっかり認識しておこうと思います。
