事業は最初の仕組みづくりが大事だ、という話をよく聞きます。周りの税理士の方からも言われます。
私のようにひとりで事務所を運営していると、この「仕組み」を自分で全部決めなければなりません。いろいろ検討した結果、現時点ではGoogle Workspace（以下GWS）を軸に組み立てるのが悪くない、というところに落ち着いています。GWSは、メール、カレンダー、ファイル保管、オンライン会議などを、事務所のドメインでまとめて使えるサービスです。無料のGoogleアカウントと重なる機能も多いのですが、有料版は容量や管理面が異なります。
オンライン面談はGoogle Meetに寄せています
以前はZoomも使っていました。ただ、無料のままだと1回あたりの時間に制限がかかります。面談が長引いたときに、入り直してもらうのは気を遣います。有料契約をすれば解決しますが、GWSの費用と二重になります。
Google Meetであれば、有料のGWSを契約している範囲で、実務上気になる時間制限はほぼありません。すでに払っている費用の中で完結する、という点が決め手でした。
議事録については、Geminiが文字起こしをしてくれる機能があります。これはまだ使っていません。いずれ試したいと思っています。
契約は電子署名で済ませています
GWSには電子署名の機能があります。実際にこれを使って契約を締結しました。そのときの手順は別の記事に書いています。
仕事と家庭の予定を、ひとつの画面で見る
仕事のタスクと予定は、事務所のGmailアカウントとGoogleカレンダーに入れていきます。
これとは別にプライベート用のGmailアカウントがあるので、そちらとカレンダーを共有しています。さらに家族のカレンダーも共有しています。結果として、仕事と家庭の予定を同じ場所で調整する運用になりました。
仕事とプライベートは分けずにシームレスに運用していくことが私にとっては合っているように感じます。面談の候補日を出す場面で結局は家庭の予定も見ることになりますので、分けておく手間のほうが大きいと感じ、今の形に落ち着いています。
納品はGoogleドライブ。引き継ぎのことまで考える
成果物の納品には、Googleドライブを使うことが多いです。
お客様の多くはGmailアカウントをお持ちです。そこでお客様側でフォルダを作っていただき、そこに私を共有してもらいます。その中に税務関係のフォルダを作り、こちらから納品していきます。
この形にしているのは、資料がお客様の手元に残るからです。仮に税理士が変わることになっても、次の先生にそのフォルダを見ていただければ、そのまま引き継げます。もちろん、そうならないよう努めるのが前提です。ただ、引き継ぎを受ける税理士側の大変さも理解しておりますので、お互いにとってスムーズなやり方があれば、そちらの方がより良いかなと考えています。
これから試したいことと、前提が変わること
今後使ってみたいのはGoogle Chatです。
お客様とのやり取りは、現状はメールかLINEが中心です。Google Chatに寄せることでどんな利点があるのか、まだ整理しきれていません。メリットを見極めたうえで、移行も視野に入れています。
最近のAIの進化は速く、今日の常識が明日には通用しなくなる可能性があります。ここに書いたのは、あくまで2026年の開業1年目時点の仕組みです。2年目以降は変わってくる部分もあると思います。それでも今のところ、この運用で特段の不都合は出ていません。同じようにひとりで独立する方の、ひとつの参考になればと思います。
