経費をクレジットカードで払い、カード会社の利用明細を保存しておけば十分。そう考えている方は少なくないようです。
ただ、所得税や法人税で経費になるかという話と、消費税の計算で仕入税額控除を受けられるかという話は別物です。
2023年10月のインボイス制度開始以降、この控除には原則として、売り手が発行したインボイスの保存が必要です。インボイスとは、登録番号や税率ごとの税額などが書かれた請求書や領収書のことです。
この記事では、カード明細では足りない理由と、高速道路のETC、電車、接待の飲食代について、明細のほかに何を残せばよいかを整理します。なお、簡易課税や2割特例で申告している方は、インボイスの保存が控除の条件になりません。以下は、支払った消費税を実額で積み上げて計算する方が前提です。
カード明細がインボイスにならない理由
インボイスは、商品やサービスを売った側が発行するものです。一方、カードの利用明細を発行しているのはカード会社です。カード会社は、高速道路を走らせたわけでも、食事を出したわけでもありません。
明細に載っているのも、多くの場合、日付と店名と金額くらいです。売り手の登録番号や税率ごとの税額は書かれていません。
このため、国税庁の質疑応答でも、カード明細は一般にインボイスに該当しないとされています。支払った事実の証明にはなっても、消費税を差し引くための書類にはならない、という整理です。
高速道路のETCは「利用証明書」を取りにいく
ETCクレジットカードで高速道路を使った場合、インボイスになるのは、高速道路会社の「ETC利用照会サービス」で発行する、料金確定後の利用証明書です。料金所で出る利用証明書や、確定前の証明書はインボイスの様式になっていません。
何もしなければ、インボイスは手元に来ません。カードごとに利用者登録をして、自分で取りにいく必要があります。個人的には、3つの中でETCが一番見落とされやすいと感じています。電車や飲食と違い、紙を受け取る場面がないためです。
ただ、走るたびのダウンロードは現実的でない場合もあります。そこで国税庁は、利用頻度が高い場合の扱いを示しています。個々の利用が分かるカード明細と、利用した高速道路会社ごとに任意の1件分の利用証明書を併せて保存すれば、インボイスの保存があるものとしてよい、というものです。この1件分は毎月取る必要はなく、一度取れば足りるとされています。会社ごとなので、NEXCOと首都高速の両方を使うなら、それぞれ1件ずつ必要です。
注意点は2つです。過去の利用証明書を確認できる期間には限りがあります。また、ダウンロードした利用証明書は電子データで受け取ったものなので、原則として電子のまま保存します。
なお、ETCコーポレートカードやETCパーソナルカードは、毎月届く請求書がインボイスの形式になっています。
電車は3万円未満なら帳簿の書き方で足りる
電車やバスなどの運賃には例外があります。1回の取引が税込3万円未満であれば、インボイスがなくても、帳簿への記載だけで控除を受けられます。
その代わり、帳簿に特例の対象である旨を書きます。「3万円未満の鉄道料金」といった一言で足ります。カード明細には区間が出ないことが多いので、摘要に区間も残しておくと、後で確認しやすくなります。
3万円の判定は、切符1枚ごとではなく1回の取引ごとです。たとえば出張で4人分の新幹線をまとめて買い、合計が3万円以上になれば、この特例は使えません。その場合は鉄道会社が発行する領収書を保存します。
特例の対象は鉄道、バス、船です。飛行機やタクシーは含まれません。タクシーはカードで払っても、車内で領収書を受け取る必要があります。
接待の飲食代はお店のレシートが本体
接待の飲食代は、法人税では交際費として一部が経費にならないことがあります。一方、消費税は課税取引であれば仕入税額控除の対象です。
控除に必要なのは、お店が発行するレシートや領収書です。カード払いのときも、お店のレシートを受け取ってください。カード決済の控えだけでは、登録番号などが載っていないことが多いようです。
受け取ったら、登録番号があるかを確認します。なければ、お店がインボイスを発行できない事業者である可能性があります。その場合も経過措置により一部は控除でき、2026年10月から2028年9月までは70%です。帳簿にはこの経過措置の対象である旨を書き添えます。
また、基準期間（原則として前々年や前々事業年度）の課税売上高が1億円以下などの事業者は、税込1万円未満の支払いなら帳簿のみで控除できる特例があります。2029年9月までの措置です。
法人の場合、同じレシートには別の役割もあります。1人当たり1万円以下の飲食費を交際費から外すには、参加者の氏名や関係、人数などの記録が必要です。レシートの裏や帳簿の摘要に、その場で書いておくのが手堅い方法です。
